Mësoni si të përdorni listat për t’u organizuar në mënyrë efektive.
Bërja e listave të detyrave është një nga mënyrat më të thjeshta për të organizuar punën dhe angazhimet personale, por siç shpjegon metoda “lista e gjërave”, thjeshtësia e saj nuk e bën automatikisht të lehtë për t’u praktikuar. Ka shumë gabime që mund të bëhen dhe që e bëjnë atë të padobishme, nëse jo plotësisht të dëmshme.
Për më tepër, nuk ka asnjë mënyrë të vetme për të bërë lista dhe të mësuarit që është më e përshtatshme për personalitetin dhe nevojat tuaja është hapi i parë për të zotëruar një sistem organizimi që funksionon vërtet.
Shumë këshilla të dobishme për:
- Të mësuar një metodë me të vërtetë efiçente të menaxhimit të biznesit dhe të jetës private.
- Të shmangur gabimet e zakonshme që pengojnë aftësinë për t’u organizuar.
- Të zbuluar metoda të ndryshme për të bërë lista që të zgjidhet ajo më efektivja.
Autori i librit:
Damon Zahariades, autor dhe konsulent, i kushton vëmendjen botës së produktivitetit, duke propozuar modele për menaxhimin e kohës dhe strategji për të rritur efikasitetin. Themelues i AOP (ArtofProductivity.com), ai e la punën e tij si punonjës 10 vjet më parë për të rifituar kontrollin e kohës dhe jetës së tij profesionale, duke punuar si konsulent.
Pa afate, lëshohemi drejt pasivitetit
Lista e aktiviteteve (To do list) është mbase ndër më të thjeshtat mjete të organizimit të punës dhe nëse përdoret mirë mund të jetë shumë efektive. Fatkeqësisht, për shkak të thjeshtësisë së saj, shpesh përdoret pa vëmendje dhe krijon më shumë probleme sesa zgjidh. Le të shohim cilat janë gabimet më të zakonshme që transformojnë një listë aktivitetesh, nga një mjet në një pengesë.
Problemi i parë është se shpesh lista nuk përmban afate. Ne mjaftohemi me krijimin e një liste që nuk shërben shumë. Afatet janë elementi kryesor për menaxhimin e përparësive në mënyrë korrekte dhe për të mos shtyrë aktivitetet. Le ta pranojmë, shumica prej nesh priremi ta shtyjnë atë që nuk e duam, mungesa e një afati e zhduk shtysën për veprim.
Aspekti i dytë që mund të dëmtojë listën e aktiviteteve është është gjatësia e saj. Efektet negative janë dy. Së pari, listat e pafundme hutojnë në vend që të na ndihmojnë të përqendrohemi. Sidomos nëse nuk jeni i mirë në hierarkizim, rrezikoni të mos vini re gjërat e rëndësishme, të “humbura” në mes të kaq shumë aktivitetesh.
Plus, ato janë demotivuese. Shumë gjëra për t’u bërë nënkuptojnë një plan joreal, i cili çon në dekurajim. Duke dështuar në përmbushjen e detyrave nga dita në ditë, fillojmë ta pranojmë këtë paaftësi dhe përkeqësojmë tendencën tonë për të zvarritur.
Dy pengesa për t’u shmangur: përzierjen e gjërave dhe krijimin e variacioneve
Përzierja e aktiviteteve gjithashtu dëmton efektivitetin. Nuk mund të vendosim në të njëjtën listë veprime që kërkojnë 3 minuta për të përfunduar dhe projekte që kanë nevojë për javë pune. Në të njëjtën mënyrë, aktivitetet që i përkasin projekteve të ndryshme, të cilat nuk kanë asnjë lidhje me njëra-tjetrën dhe shkaktojnë kërcime kontekstuale për tu realizuar në seri, nuk duhet të përfundojnë në të njëjtën listë.
Pastaj ekziston rreziku i asaj që psikologu Barry Schwartz e ka quajtur “paradoksi i zgjedhjes”. Sa më shumë mundësi të kemi, aq më të vështirë e kemi të vendosim midis tyre dhe si rezultat, aq më shumë ankth ndiejmë.
Një pasojë e tjetër e të pasurit shumë ndryshueshmëri në listat e gjërave është që ju duhet më shumë kohë për të bërë gjërat. Kur jeni të paralizuar nga pavendosmëria, humbisni kohë të çmuar.
Kjo dëmton produktivitetin tuaj. Kjo quhet lodhje prej vendimit. Është një gjendje në të cilën keni më pak aftësi të merrni vendime të mira sepse jeni të rraskapitur mendërisht nga marrja e vendimeve gjatë ditës. Me fjalë të tjera, burimet tuaja njohëse janë shteruar.
Është e rëndësishme të kuptohet ky fenomen sepse ka një efekt katastrofik në aftësinë tonë për të vendosur se si ta ndajmë kohën tonë midis opsioneve konkurruese. Ne bëhemi më pak racionalë, më pak të përqendruar dhe më pak të aftë për të kontrolluar impulset tona.
Si rezultat, ka më shumë të ngjarë të zgjedhim veprimtari që ofrojnë kënaqësi të menjëhershme sesa ato që ka më shumë mundësi për ne, por që kërkojnë më shumë përpjekje.
Pse duhet ta bëj? Funksioni i qëllimit
Një rrezik tjetër i madh i listës së aktiviteteve është mungesa e përcaktimit të qëllimit. Aktivitetet pa një qëllim specifik janë të vështira psikologjikisht.
Mungesa e përkufizimit krijon të njëjtin lloj problemi. Nuk mund të keni një detyrë “krijoni një faqe në internet”. Pas kësaj fjali fshihen dhjetëra gjëra që duhet të bëni për të përfunduar detyrën. Është një projekt i maskuar si një aktivitet. Vëmendje gjithashtu tek konteksti i veprimtarive individuale.
Nëse nuk ekziston informacioni iduhur, si do të përcakthet vlera, përparësia e aktiviteteve, sa kohë do të duhet për t’i bërë ato dhe si përfundim zgjedhja dhe ekzekutimi?
Rregulli themelor i listës që funksionon
Jo vetëm që nuk do të kryhen këto gabime, por për të pasur një mjet me të vërtetë efikas është e rëndësishme të shtohen përveç datës së përfundimit të detyrës edhe datën e fillimit. Ky informacion ju lejon të përqendroheni në një numër të vogël të aktiviteteve që duhet të përfundojnë.
Ato që duhet të fillojnë sot, jo në të ardhmen. Data e fillimit varet nga disa rrethana. Të kesh informacion të caktuar në dispozicion, për shembull, por edhe sasinë e kohës që duhet për ta përfunduar atë. Kjo gjithashtu do të ndihmojë në vlerësimin e aktivitetit nga pikëpamja e angazhimit të kërkuar për ta përmbushur atë.
Disa lloje listash: zgjidhni recetën tuaj të preferuar
Mund të përdorni një sistem me listë të dyfishtë, e përgjithshmja që lidhet me të përditshmen. Praktikisht, ju duhet të keni një listë të aktiviteteve me 2 datat “kryesore” dhe nga këto të nxirrni ditë për ditë aktivitetet në të cilat duhet të përqendroheni.
Është e rëndësishme të respektoni rregullat dhe të mos t’i bini shkurt. Është e kotë të zhvendosni detyra të reja nga lista e përgjithshme në atë ditore, nëse nuk keni përfunduar ato që tashmë ekzistojnë.
Për të shmangur kryerjen e veprimeve me përparësi të ulët, duke qënë se ato janë më pak të mërzitshme, mund të krijoni listën me rregullin 3 + 2. Tre detyra të mëdha, të cilat kërkojnë disa orë për t’u kryer dhe 2 të vogla, prej 30 minutash ose me pak.
Kufizimi i numrit të aktiviteteve në listën e “aktiviteteve të ditës” zvogëlon ‘punën në progres’ dhe ju detyron të qëndroni të përqendruar. Është një lloj planifikimi që shkon së bashku me Teknikën “Pomodoro”, e cila përfshin punën në periudha kohore prej 25 minutash të pasuara nga 5 pushime në mënyrë që të përfundoni me lehtësi detyrat që kërkojnë orë.
Një lloj tjetër i këtij modeli të njëjtë ofron formulën 1+3+5, ku përzgjedhja bashkon 1 aktivitet të madh, 2 të mesëme dhe 5 të vegjël (gjëra që zgjasin disa minuta, si pagesa e një fature, kërkimi i një furnitori, etj.).
Është i përshtatshëm kur ka shumë mikro-aktivitete në listën “globale” dhe gjithashtu ndihmon në përqendrimin. Mund të zgjidhni vetëm një aktivitet “të madh” për ditën, do të duhet të vlerësoni me kujdes se cilën të zgjidhni.
Një tipologji e veçantë është ajo e listave të projekteve, të cilat lindin nga ndarja në detyra të vogla të projekteve komplekse.
Për shembull, krijimi i një faqe në internet nënkupton përfundimin e një sërë aktivitetesh duke filluar nga zgjedhja e adresës së internetit për përcaktimin e grafikëve, nga studimi i skemës së navigimit deri tek shkrimi i përmbajtjes. Shumica e këtyre aktiveve do të ndahen në aksione më të vogla.
…
PJESA E DYTË : https://ekonomiaislame.com/idete-kryesore-nga-libri-to-do-list-formula-damon-zahariade-pjesa-e-dyte/
