10 këshilla të thjeshta për organizimin e punës tuaj

63

Produktiviteti ka të bëjë me efikasitetin, të bësh më shumë, më shpejt dhe me më pak. Dhe me kërkesa në rritje nga sot, në çdo vend, në çdo vend të punës, nuk ka qenë kurrë më e rëndësishme. Për të përfituar sa më shumë nga dita juaj, duhet të përqendroheni në tre segmente të jetës tuaj: kohën, hapësirën dhe mentalitetin.

Lexo: Këto 5 pyetje do t’ju ndihmojnë të gjeni produktivitetin tuaj

• Koha:

Njerëzit nuk janë perfekt në bërjen e shumë detyrave njëherësh, ndaj menaxhimi i kohës është thelbësor për përmirësimin e produktivitetit. Shumicën e kohës njerëzit mbajnë mend detyra të papritura ose edhe detyrat e parëndësishme. Ne të gjithë duam që të lexojmë emaili-in që sapo na ka ardhur ose të shohim njoftimet më të fundit. Psikologu Daniel Levitan, autor i “The Organized Mind”, e quan paragjykim të risisë. Ky ndërrim i paqëllimshëm i detyrave, ju harxhon më shumë kohë nga sa mendoni. Studiuesja e Universitetit të Kalifornisë, Gloria Mark zbuloi se duhen mesatarisht 26 minuta për t’iu rikthyer efektivisht punës pas ndërprerjeve të parëndësishme. Për të shmangur këtë, planifikoni ditën tuaj dhe shmangni shpërqëndrimet e panevojshme.

• Përdorni kohën e udhëtimit, për të përfunduar detyrat:

Është çmenduri të mos përdorësh kohën gjatë udhëtimit për të mbaruar detyrat në kohë. David Lavenda tregon, se gjatë udhëtimit në mëngjes, bën një përmbledhje të punës, përditëson projektet e hapura dhe zbulon nëse kanë nevojë për ndihmë. Kur arrin në zyrë, ka një pamje të saktë të statusit të projekteve të tij.

• Minimizoni me 25% kohën gjatë një takimi:

Do të merrni të njëjtën sasi të punës, sepse kohën po e shpenzoni për konfigurime në konferenca ose gjëra të parëndësishme. Nëse shkurtoni një mbledhje me pesë persona në ditë nga një orë në 45 minuta, do të fitoni përsëri 25 orë në muaj kohë pune. Kjo është afërsisht 300 orë në vit, gati dy muaj punë!

• Programi i pushimeve të rregullta gjatë ditës:

Nëse nuk keni një program takimesh, kjo nuk është produktive, sepse lodheni dhe humbni përqendrimin. Bllokoni kohën në kalendarin tuaj dhe bëni pushime. Bërja e këtyre pushimeve një rutinë rrit parashikueshmërinë, duke krijuar një orar të rregullt për të mbajtur mendjen të organizuar. Nëse mund ta përballoni, konsumoni edhe një drekë të shëndetshme nga 10 deri në 20 minuta.

• Hapësirë:

“Hapësira” i referohet mjedisit tuaj, vendit tuaj të zyrës, si dhe hapësirës tuaj virtuale. Hapësira e punës mund të mos jetë kufiri i fundit, por është një element i rëndësishëm për rritjen e produktivitetit të punës. Këtu janë disa këshilla të lidhura me hapësirën:

a. Punoni ‘offsite’ kur ka kuptim:

Kur duhet të shkruani një dokument ose të hulumtoni një temë, punoni jashtë zyrës, pasi do ju ndihmojë të përmirësoni përqëndrimin. Disa kompani po zbulojnë se duke i lënë punonjësit të punojnë nga shtëpia ka avantazhe të tjera, përfshirë kohën e zvogëluar të udhëtimit, kohën më të shkurtër të drekës dhe më pak ditët e sëmura.

b. Konsolidoni prirjet e informacionit:

Ka shumë aplikacione për të hapur email, mjete për mikroblogging si Yammer, mjete chat si Lync, shërbime të mediave sociale si Twitter dhe LinkedIn dhe sisteme operative si SAP, Oracle dhe Salesforce. Bëni që njoftimet nga secili aplikacion të shfaqen në një vend.

• Fikni njoftimet e shfaqura në pajisjet celulare dhe në desktop:

Mos lejoni që aplikacionet të ndërpresin përqendrimin tuaj, me mesazhe që shfaqin shqetësime. Mbyllini! Tani! Kontrolloni emailin tuaj në mënyrë të kufizuar gjatë ditës. Nuk do të pendoheni për këtë!

• Filloni ditën me kohë të strukturuar:

Përditësohuni përmes emailit dhe mediave sociale. Shikoni përgjigjet dhe referencat e shpejta, në mënyrë që njerëzit e tjerë të fillojnë të punojnë për detyra. Programoni detyrat më të mëdha dhe fshini gjërat që janë informuese ose jo të rëndësishme.

• Mendësia:

Vendoseni veten në një pozicion ku mund të përqendroheni, për të bërë detyrën e duhur për momentin:

a. Bisedoni, mos dërgoni email:

Merrni telefonin ose ecni nëpër sallë dhe bisedoni direkt me kolegët. Për njerëz të largët gjeografikisht, përdorni chat. Ju mund të jepni drejtim të saktë dhe të shmangni keqkuptimet shpejt. Koha e harxhuar në diskutim në email është humbje.

• Zgjidh problemet në formë të ndarë

Kjo do të zvogëlojë mbingarkesën dhe zvarritjen që lidhet me marrjen e punëve të mëdha. Një mënyrë praktike, për ta bërë këtë adoptoni teknika të duhura për menaxhimin e detyrave tuaja të punës. Të kesh një zgjidhje në dorë gjatë gjithë proçesit, zvogëlon ankthin e zgjidhjes së punëve të mëdha.

Lexo: 4 faktorët që papritur mund të dëmtojnë produktivitetin tuaj

• Përdorni listat e kontrollit për detyra të përsëritura për të zvogëluar gabimet:

Veçanërisht kur jeni të mbingarkuar ose jeni duke punuar me kufizime kohore, listat e kontrollit ju mbajnë në rrugën e duhur./Entrepreneur