Sekreti i menaxhimit efektiv të kohës

48

Shumica e sipërmarrësve dëshirojnë që ata të ishin më të mirë në menaxhimin e kohës së tyre. Ka vetëm 8 orë si standard në një ditë pune, por duket sikur ke 20 orë detyra për të bërë çdo ditë.

Ka shumë zgjidhje legjitime për këtë dilemë. Një nga strategjitë më të vlefshme është të mësoni të delegoni në mënyrë efektive për të reduktuar ngarkesën tuaj të punës. Ju gjithashtu mund të automatizoni disa detyra. Kështu,  nuk do të keni më nevojë t’i administroni ato në mënyrë aktive.

Por pasi të keni përdorur të gjithë këto taktika, do të mbeteni vetëm me një zgjidhje reale për të optimizuar produktivitetin tuaj: menaxhim kohe. Vetëm duke menaxhuar më së miri kohën tuaj ju do të jeni në gjendje të përmbushni numrin më të madh të detyrave në një ditë.

Ka shumë këshilla që qarkullojnë në lidhje me menaxhimin efektiv të kohës, por disa prej tyre janë kontradiktore. Një nga qasjet më të rëndësishme për menaxhimmin e kohës dhe një burim i përsëritur i produktivitetit më të lartë është i rrënjosur në një koncept të thjesht: duke u mbështetur në blloqe të vogla kohore.

Si funksionojnë blloqet kohore?

Në rast se nuk jeni të njohur me termin, ”blloqet e kohës”, janë intervale kohore që mund t’i përdorni për të planifikuar detyra, ose grupe detyrash për ditën tuaj të punës. Për shembull, a mund t’i dedikoni një orë kohë një takimi në mëngjes, gjysëm ore takim me një klient dhe një orë për një projekt.

Ky sistem është efektiv sepse ju ndihmon të vlerësoni sasinë e kohës që merr çdo detyrë, ju ndihmon të gruponi detyra të ngjashme dhe ju lejon të vendosni përparësi për ditën tuaj në mënyrë aktive.

Problemi është se, nëse po përdorni blloqe prej 30, 45, ose 60 miutash nuk do të merrni përfitimet e plota të strategjisë. Në vend të kësaj, duhet të punoni në intervale shumë më të shkurtra si 10 apo 5 minuta (një strategji e përdorur shumë mirë nga Elon Musk).

Kundërshtimi i Ligjit të Parkinsonit.

Një nga përfitimet më të mëdha të përdorimit të blloqeve më të vogla kohore është se ato ju lejojnë të kundërshtoni efektet e Ligjit të Parkinsonit. Në rast se nuk jeni të njohur me termin, Ligji i Parkinsonit është një fjalë e urtë që thotë se puna ka një tendencë të zgjerohet për të mbushur çfarëdo kohe që është caktuar për të. Me fjalë të tjera, nëse planifikoni një detyrë të zgjasë një orë, me shumë mundësi një orë do të zgjasë ose përafërsisht një orë. Por nëse vendosni kufizime me të forta kohore, natyrshëm do të jeni të prirur ta përfundoni më shpejt detyrën.

Kjo është veçanërisht e dobishme për gjëra te tilla si takimet, ku jemi të dobët në planifikimin e kohëzgjatjes. Në vend që të bllokoni 30 minuta, merrni parasysh shpenzimin e 20 ose 25 minutave; shanset janë që nuk do vëreni shumë ndryshime, por menjëherë do të lironi më shumë nga koha juaj.

Specifikimi dhe vetëdija

Blloqet më të vogla kohore janë gjithashtu shumë më specifike sesa homologët e tyre më të mëdhenj, duke ju lejuar të vlerësoni dhe të masni shpenzimet e kohës me më shumë saktësi.

Kjo nga ana tjetër, ju lejon të masni detyrat që po ju hanë ditën dhe të identifikoni më lehtë burimet e humbjes së kohës. Sa më i vetëdijshëm të jeni rreth mënyrës se si po e kaloni kohën tuaj, aq më efektivisht do të jeni në gjendje të ndryshoni zakonet dhe mjedisin tuaj të punës.

Kontrolli mbi pushimet

Intervalet e ngushta kohore gjithashtu mundësojnë rritjen e produktivitetit shpesh të lënë pas dore. Pushimet thuhet se kanë një efekt pozitiv të matshëm, si zvogëlimin e stresit dhe rritjen e produktivitetit, dhe duhet të bëhen gjatë gjjithë ditës. Problemi është, kur ndihemi të mbingarkuar me punë, pushimet shihen si një pamundësi (ose një siptomë e përtacisë). Nëse mund të caktoni një takim për 55 minuta (në vend të 60 të plota) ose një projekt për 20 minuta (në vend të 30 të plota), do të krijoni mikro-intervale pushimI. Gjithashtu, mund të caktoni pushime me rregullsi më të madhe dhe të eksperimentoni më gjatësinë dhe vendosjen. Përfundimisht ju do të gjeni një ritëm pushimi që mbështet produktivitetin tuaj pa ju tërhequr vëmendjen dhe asnjë nga përparësitë tuaja te tjera nuk do të vuajnë nga ndryshimi.

Çështjet e strategjisë

Asnjë nga këto nuk do të thotë që blloqet e vogla kohore janë një strategji e përsosur ose garantojnë  funksion për çdo individ. Ka të bëjë shumë strategjia. Për fillestarët, planifikimi i ditës në interval 5 minutësh kërkon më shumë kohë sesa planifikimi i tiij në copa një orëshe. Për më tepër, ka më shumë raste të paparashikuara dhe varësi për tu shqetësuar, nëse një detyrë pesë minutëshe zgjat dhjetë minuta, papritmas pjesa tjetër e ditës do të shtyhet prapa. Dhe sigurisht, kjo strategji do të funksonojë më mirë për disa lloje të punëtorëve sesa për të tjerët.

Shumica e këtyre dobësive mund të kompensohen.

Për shembull, nëse shqetësoheni për shumë varësi, mund të aplikoni sjellje të vogla mbrojtëse që të mund të arrini punën tuaj. Nëse jeni tipi i personit që lufton me qasjet konvencionale për menaxhimin e kohës, provojeni këtë strategji dhe shikoni nëse funksionon. Mund të habiteni me rezultatin. /BM/