Menaxhimi i procesit është një qasje që e konsideron një organizatë si një rrjet procesesh të ndërlidhura dhe të ndërlidhura. Prandaj, është mënyra për të menaxhuar një organizatë bazuar në proceset që kryhen.
Pa dyshim, një proces është një sekuencë aktivitetesh që synojnë t’i shtojnë vlerë një inputi për të arritur një rezultat ose output. I gjithë prodhimi duhet të plotësojë një nevojë ose një kërkesë të klientit të brendshëm ose të jashtëm të një kompanie.
Sigurisht, çdo proces, qoftë i thjeshtë apo i ndërlikuar, i madh apo i vogël, duhet të ketë një hyrje, një transformim dhe një dalje. Inputi është çdo burim ose hyrje që duhet të transformohet. Transformimi është procesi i punës që i shton vlerë inputeve dhe merr një rezultat. Produkti përbën rezultatin përfundimtar, siç është malli ose shërbimi që arrin të plotësojë një nevojë.
Përveç kësaj, menaxhimi i fokusuar në proces është në kontrast me strukturën tradicionale të organizatave të bazuara në funksione. Ideja themelore është shtimi i vlerës për klientët e brendshëm dhe të jashtëm. Për këtë arsye, kërkohet përmirësimi i vazhdueshëm i të gjitha proceseve nëpërmjet identifikimit, përshkrimit dhe dokumentimit të tyre.
Si e dini nëse një aktivitet është një proces?
Në fakt, jo të gjitha aktivitetet që kryhen në një kompani mund të konsiderohen si proces. Për ta konsideruar një aktivitet si një proces, duhet:
1. Keni një mision dhe qëllim të qartë
Çdo aktivitet i klasifikuar si proces duhet t’i përgjigjet misionit dhe qëllimeve të vendosura nga organizata. Këto aktivitete duhet t’i përgjigjen asaj që kompania pret të bëhet.
2. Veprimtaria duhet të jetë e përcaktuar saktë
Të gjithë anëtarët e organizatës duhet të dinë saktësisht se si duhet të kryhet çdo proces. Edhe kur punësohet një punonjës i ri, mund të keni akses në burime të dokumentuara që tregojnë se si kryhet çdo aktivitet.
3. Duhet të përmbajë hyrje dhe dalje
Natyrisht, çdo proces duhet të ketë një hyrje të inputeve ose lëndëve të para që duhet të shndërrohen në një rezultat përfundimtar. Ky rezultat është ai që njihet si rezultati i procesit që shton vlerë për klientët e brendshëm dhe të jashtëm.
4. Mund të identifikohen furnizuesit, klientët dhe një produkt përfundimtar
Natyrisht, furnizuesit do të jenë të gjithë ata që furnizojnë inputet ose lëndët e para për të kryer procesin. Klienti do të jetë marrësi i mallit ose shërbimit të krijuar. Ndërsa produkti përfundimtar është prodhimi i vlerës që gjeneron procesi.
5. Aktiviteti mund të ndahet në detyra ose nënprocese
Çdo proces mund të ketë një ose më shumë detyra që do të kryhen nga një ose nga një grup njerëzish përgjegjës për ekzekutimin e tij.
6. Mund të dokumentohet
Të gjitha këto aktivitete mund të dokumentohen duke përdorur një metodologji të menaxhimit të procesit, duke përcaktuar kohën, burimet dhe kostot. I gjithë ky regjistrim i dokumentuar siguron përputhjen me standardet e cilësisë.
7. Ka caktimin e përgjegjësive
Sigurisht, një proces ndahet në detyra që duhet të kryhen në një departament ose në disa departamente të kompanisë. Çdo aktivitet duhet të shtojë vlerë për klientët e brendshëm, nëse flasim për një nënproces, ose të jashtëm, nëse është faza përfundimtare e daljes nga procesi. Në çdo hap duhet të jetë një person përgjegjës për secilën nga daljet.
Pse është e rëndësishme të jesh i bazuar në proces?
Është logjike të supozohet se menaxhimi i procesit përcakton proceset që duhet të kryhen në një mënyrë të strukturuar më parë, duke i rishikuar vazhdimisht ato për të gjetur mundësi për përmirësim. Kjo pasi, nëse proceset e një organizate përmirësohen vazhdimisht, kjo ndihmon në përmirësimin e funksionit të përgjithshëm të organizatës.
Në të vërtetë, fokusi në procese lejon një vizion gjithëpërfshirës të funksionimit të kompanisë në përgjithësi dhe globalisht. Ai gjithashtu pranon se kompania duhet të ketë një strukturë horizontale për t’iu përgjigjur një cikli të procesit në mënyrë të plotë.
Për më tepër, të gjitha proceset kërkojnë kënaqësinë e klientit. Kur flasim për një proces mikro, ai përfshin vetëm procese të brendshme që plotësojnë nevojat e klientëve të brendshëm. Tani, një proces makro përfshin procese të brendshme dhe të jashtme për të kënaqur klientët e brendshëm dhe të jashtëm të organizatës.
Në mënyrë të ngjashme, me fokusin në procese, kompania do të jetë në gjendje të arrijë një avantazh konkurrues, pasi ky lloj administrimi ka prioritet kënaqësinë e klientit. Kjo do të thotë se kompanitë janë të detyruara të maksimizojnë efikasitetin e tyre. Rrjedhimisht, është e domosdoshme që organizatat të kërkojnë përmirësim të vazhdueshëm të proceseve të tyre dhe, nga ana tjetër, të kompanisë në përgjithësi, duke ofruar zgjidhje më të mira për problemet e klientëve./definebusinessterms/
