Në 2018 ekzistonte një meme e cila u bë virale në internet. Aty lexohej: “Ju keni të njëjtin numër orësh në ditë me Beyoncé.” Kjo mund t’ju bëjë të pyesni veten: A i shohin ditët dhe punët e tyre ndryshe nga shumica e njerëzve personat me arritje të larta? Si bëhen ata kaq efikasë dhe produktiv?
4 këshilla bien më shumë në sy.
- Ndani në grupe takimet tuaja.
Kontrollimi i postave elektronike në grupe është bërë një këshillë e zakonshme produktiviteti. Ideja është që ju të shikoni në kutinë tuaj vetëm dy deri në tre herë në ditë ose të ndaloni njoftimet për një periudhë kohe në mënyrë që të mund të fokusoheni në punë pa shpërqendrime.
Grupimet e takimeve, thirrjeve ose ngjarjeve virtuale mund të jenë po aq efektive. Kërkime nga Universiteti Shtetëror i Ohajo-s kanë treguar se kur kemi një mbledhje në orën ose dy orët e ardhshme, ne bëjmë 22% më pak punë në krahasim me rastin kur nuk kemi fare takime të ardhshme.
Mendoni për këtë. Çfarë e shihni veten duke bërë para një telefonate Zoom me profesorin tuaj, një takim virtual të ekipit, ose një takim vetëm për vetëm me shefin tuaj? Me shumë gjasa po mendoni për ato që do të thoni, duke diskutuar pyetje ose duke provuar një lloj prezantimi. Është e vështirë të vendosësh punët në vijë kur e di që do kesh një ndërprerje të madhe shumë pranë.
Profesori i Wharton, Adam Grant ka gjetur një zgjidhje për këtë.
-“Në ditët kur duhet të jap mësim, i mbaj të gjitha orët e zyrës në të njëjtën periudhë të përgjithshme kohore”, – tha ai.
-“Unë caktoj një pushim pesë-minutësh ndërmjet secilit vetëm për të hapur postën elektronike dhe për t’u siguruar që do të kem internet në rast se një takim zgjat shumë. Ditët e tjera kur nuk kam asnjë takim, mund të përqendrohem dhe të jem produktiv”.
Kini parasysh të krijoni rregulla në bazë të orarit tuaj. Nëse jeni më vigjilent në mëngjes, përpiquni t’i caktoni detyrat dhe takimet tuaja më kërkuese herët dhe lërini pasditeve disa orë të qeta pune.
- Shmangni përdorimin e mouse-t
Një studim nga Brainscape zbuloi se shumica e njerëzve humbin mesatarisht dy sekonda për minutë të punës duke përdorur mouse-n në vend të shkurtimeve të tastierës. Kjo rezulton në tetë ditë në vit! Përfitimet e të mësuarit të shkurtimeve të tastierës mund të jenë të rëndësishme për produktivitetin tuaj. Për fat të mirë, shumica e programeve ndajnë të njëjtat shkurtime, që do të thotë sa më shumë që mësoni, aq më të shpejtë do të bëheni.
-“Unë pothuajse kurrë nuk e prek mouse-n”,- tha Rahul Vohra, themeluesi i “Superhuman” (një software email-i që pretendon se siguron përvojën më të shpejtë të postës elektronike në botë).
-“Dhe ky është një rregull të cilit unë i përmbahem, jo vetëm për mënyrën se si e ndërtuam Superhuman, por pothuajse në çdo lloj software që përdor”,- tha Vohra.
- Shtyjeni veten drejt zakoneve të duhura.
Nëse jeni duke u përpjekur të vendosni zakone më të mira pune, Matt Mullenweg, bashkëthemeluesi i WordPress dhe Automattic, thotë se zakonet e vogla të sjelljes mund të çojnë në fitimet më të mëdha.
-“Nëse ajo që ndodhet më pranë shtratit tim kur zgjohem është Kindle dhe jo telefoni, ka më shumë të ngjarë të lexoj”,- tha Mullenweg.
-“Por nëse telefoni është në krye të Kindle, ka më shumë të ngjarë të shoh telefonin.”
Me fjalë të tjera, kini parasysh se cilat zakone dëshironi të ndryshoni dhe mendoni se si mund ta bëni mjedisin tuaj favorizues për të ndikuar në ato sjellje. Për shembull, ju ndoshta keni dëgjuar që fikja e telefonit tuaj ose vendosja e tij në modalitetin e aeroplanit do t’ju ndihmojë të qëndroni më të përqendruar në punë. Në të njëjtën mënyrë, bërja e ndryshimeve të vogla përreth jush mund t’ju frymëzojë të veproni në gjëra që keni shmangur ose që natyrshëm nuk doni të bëni.
Nëse dëshironi të lexoni më shumë, vendosni një pirg librash në çdo dhomë. Nëse dëshironi ushqim të shëndetshëm, fshihini ëmbëlsirat tuaja poshtë mollëve në tasin e frutave në mënyrë që çdo herë që keni një dëshirë, së pari të ndesheni me një mundësi më të shëndetshme. Nëse dëshironi të kontrolloni më rrallë mediat sociale, fshini ato aplikacione nga telefoni juaj. Nëse dëshironi të shmangni kontrollimin e postës elektronike gjatë gjithë ditës, ndaloni njoftimet tuaja në mënyrë që të mos ju tërhiqet vëmendja nga çdo njoftim i ri.
Tani e kuptoni idenë.
4) Lexoni punët tuaja me zë të lartë.
Ju pëlqen apo jo, ne të gjithë jemi shkrimtarë. Çdo ditë, suksesi ynë në punë ose në shkollë përcaktohet pjesërisht nga sa mirë mund të komunikojmë mendimet tona përmes postës elektronike, raporteve, projekteve dhe ndoshta edhe artikujve ose librave. Nëse jeni student, për shembull, një pjesë e madhe e suksesit tuaj përcaktohet nga mënyra se si e kryeni punën dhe duke komunikuar qartë dhe saktë. Kjo është gjysma e punës.
-“Pothuajse gjithçka me rëndësi që shkruaj, do ta lexoj me zë të lartë”,- thotë autori më i shitur i New York Times, Dan Pink.
-“Për mua është një provë nëse tingëllon si duhet.”
Edhe pse është harxhim kohe dhe e mundimshme, Pink thotë se procesi e ndihmon atë të hartojë më mirë shkrimet e tij. Ai sugjeron të shikoni për fjalë që janë të vështira për t’u lexuar dhe t’i zëvendësoni ato me gjuhë më të thjeshtë, në mënyrë që shkrimet tuaja të bëhen më të lehta për t’u kuptuar.
Leximi i punës me zë të lartë gjithashtu ju lejon të korrigjoni më saktë. Ju mund të identifikoni fjali të cilat nuk shtojnë vlerë dhe të gjeni ritmin optimal për punën tuaj. Nëse ngatërroheni me fjalët tuaja ndërsa lexoni, e kuptoni që nuk po funksionon. Nëse nuk po funksionon për ju, nuk do të funksionojë as për dikë tjetër, gjë që mund të çojë në një keqkuptim që mund të marrë edhe më shumë nga koha juaj për t’u zgjidhur.
Të jesh produktiv nuk do të thotë të bësh më shumë, por t’i bësh gjërat në mënyrë efikase. Duke filluar nga tani, investoni kohë në këto strategji të thjeshta dhe bëni ndryshime të vogla për të përfituar më shumë nga dita juaj. /BM/
