Takimet e ekipeve, qofshin ato virtuale apo personale, luajnë një rol tradicional dhe ndonjëherë të detyrueshëm në kulturën e punës, por kjo nuk do të thotë që vlerësohen.
Përkundrazi, një sondazh zbuloi se 46% e punonjësve do të preferonin të bënin diçka tjetër përveçse të uleshin në një takim pune.
Transformimi i këtyre takimeve jo-produktive në kuptimplota nuk është diçka e thjeshtë, por në këtë postim gjenden shtatë këshilla të thjeshta për t’i bërë të vlefshme takimet me ekipin tuaj.
- Bëjini të duken të rastësishme
Në vend që të zgjasni orarin e punës suaj, pjesëmarrja në një takim ekipi virtual duhet të ndihet sikur po merrni pak pushim nga puna juaj.
Për ta bërë këtë ndjenjë realitet për forcën tuaj të punës, provoni të përdorni një ton më rastësor në takimet e ekipit tuaj duke filluar me një lojë interaktive, një histori të shpejtë, apo edhe një shaka. Sidoqoftë, jini të kujdesshëm me të qenurit tepër të relaksuar, në mënyrë që takimet e rëndësishme të ekipit tuaj të mos bëhen një mbledhje shoqërore virtuale.
- Hiqni dorë nga mbledhjet në tavolinë
Për t’i bërë më të veçanta takimet e ekipit tuaj përveç punës së përditshme, hiqni dorë nga karriget tek zyra juaj e takimeve dhe në vend të kësaj zhvilloni një takim në këmbë. Nëse është virtual, inkurajoni të gjithë të qëndrojnë në Zoom.
Jo vetëm që qëndrimi në këmbë inkurajon angazhimin, por gjithashtu zvogëlon kohën e takimeve deri në 34%, kështu ekipi juaj mund të kalojë më pak kohë në takime dhe më shumë kohë duke prodhuar rezultate.
- Rifreskoni axhendën
Nëse axhenda juaj ndryshon rrallë, nuk mund të prisni asgjë tjetër përveç takimeve bajate.
Për të mbajtur punonjësit tuaj të angazhuar, rifreskoni axhendat tuaja me çështje përkatëse, lajme të industrisë dhe strategji të reja që mund të ndihmojnë kompaninë në nivele mikro dhe makro.
Por çfarëdo që të bëni, mos shpikni tema bisede në mënyrë që të “plotësoni” axhendën tuaj. Nëse asgjë nuk ka nevojë të diskutohet, atëherë ashtu le të jetë.
- Drejtoni me rradhë
Çdo takim duhet të drejtohet nga një person i ndryshëm për hir të efikasitetit. Ndryshimi i këtij drejtuesi do t’u japë takimeve të ekipit tuaj larminë për të cilën ata kanë nevojë.
Do t’iu duhet të shkruani një udhëzim të shkurtër që udhëheqës të ndryshëm duhet të ndjekin, por në fund, duhet t’i lini punonjësit tuaj të dalin vullnetarë dhe të shijojnë përvojën e udhëheqjes së një takimi.
Sidoqoftë, nëse takimi po mbahet për të marrë një vendim urgjent, sigurohuni që udhëheqësi është gjithashtu një vendimmarrës i rangut të lartë.
- Festoni sukseset tuaja
Nëse kompania juaj fiton një kontratë të re ose një punonjës arrin një moment suksesi në karrierë, festojeni.
Takimet e ekipit ndihmojnë në krijimin e kulturës dhe personalitetit të markës suaj dhe nëse nuk po shënoni raste të mëdha me disa organizime festive, ju po mbillni farërat për një forcë pune të pabashkuar.
Kjo vlen edhe për takimet pas mbarimit të një projekti, ku është mirë ta përfundoni me një shënim përgëzimi.
- Dëgjoni mendime
Anketimi i punonjësve tuaj është mbase mënyra më efikase për të optimizuar takimet e ekipit tuaj.
Pyetini për atë që duan të diskutojnë. Si duan ta diskutojnë? Çfarë sugjerimesh do të bënin ata në mënyrë që t’i bënin takimet e ekipit më të këndshme dhe të dobishme?
- Përfundoni me një përmbledhje
Edhe kur mbledhjet mbahen të shkurtra dhe të ëmbla, punonjësit tuaj zakonisht do të harrojnë pikat kryesore të një takimi deri në momentin që do të kthehen në punën e tyre.
Për t’u siguruar që punonjësit tuaj do të kthehen në punë me këshillat më të vlefshme të takimit në mendje, kaloni tridhjetë sekonda në fund të çdo takimi duke përmbledhur udhëzimet kryesore.
- Bëjini takimet të veçanta
Edhe pse takimet e ekipit mund të bëhen argëtuese, produktive dhe frymëzuese, askush nuk mund të mendojë që një takim ekipi nuk është punë e vërtetë.
Mund të merrni sugjerime nga libri 37Signals dhe t’i mbani takimet e ekipit në minimum. Ata preferojnë të përdorin email dhe IM për të komunikuar. Siç thonë ata, “çdo minutë e kaluar jashtë një takimi është një minutë që ju mund të bëni punë me të vërtetë”.
Bëjini takimet e ekipit të vlefshme
Përçmimi për takimet e ekipeve është pothuajse universal mes punonjësve.
Por nëse kompania juaj mund t’i bëjë takimet e ekipeve të këndshme dhe kuptimplota, ju do të veçoheni nga konkurrentët tuaj.
