Duke jetuar në një botë me njerëz të zënë, jemi të fiksuar me organizimin e kohës.
Ne harxhojmë shumë kohë dhe bëjmë përpjekje të mëdha në kërkimin e sistemeve dhe mjeteve që premtojnë të na ndihmojnë të mbyllim sa më shumë punë në më pak orë.
Edhe pse disa sisteme dhe mjete kanë merita në këtë, në anën tjetër ekzistojnë mite të ndryshme në planifikimin e kohës. Këto mite duhen analizuar dhe më pas të bëjmë atë që funksionon.
MITI 1: ORGANIZIMI MË i MIRË I KOHËS RRIT PRODUKTIVITETIN
Çuditërisht, marrëdhënia midis organizimit të kohës dhe performancës është relativisht e dobët. Performanca është më shumë se kohë. Ne të gjithë e kemi dëgjuar atë shprehjen e vjetër “punoni me zgjuarsi, jo më shumë”. Kjo është një këshillë e mirë për të gjithë njerëzit që kanë pasion planifikimin e e kohës. Nuk ka të bëjë me se sa punë çoni në fund, por se sa puna juaj ndikon pozitivisht te të tjerët. Duhet ta riformulojmë planifikimin e kohës për t’u përqendruar më shumë te cilësia, jo te sasia.
A do të thotë kjo se duhet ta braktisim plotësisht organizimin e kohës? Jo saktësisht. Planifikimi i kohës duhet se është i lidhur pozitivisht me mirëqenien. Nuk bëhet fjalë për të rritur produktivitetin në vetvete, por të jemi sa më produktiv, duke zvogëluar stresin.
MITI 2: SUKSESI i MENAXHIMIT TË KOHËS LIDHET ME ORGANIZIMIN E KOHËS
Pjesa më e madhe e këshillave për organizimin e kohës lidhet me teknika për menaxhimin e punëve që duhet të kryejmë dhe axhendës sonë. Kjo ka ndikim relativisht të vogël te suksesi i planifikimit të kohës. Mënyra më e mirë për të ruajtur ecurinë me sa më pak stres është të përqendrohemi tek “filtrimi”
Ka ardhur koha të bëjmë pyetje dhe të themi jo. Kur të tjerët ju drejtohen për një detyrë apo projekt, kërkoni gjithnjë detajet. Mos u angazhoni kurrë në diçka nëse nuk keni një pamje të tablosë së plotë, të rolit tuaj dhe kohës që duhet të angazhoheni. Ne kemi prirjen të përfshihemi në projekte ku nuk shtojmë vlerë të konsiderueshme ose të përfundojmë të mbërthyer në projekte që shndërrohen në angazhime në një periudhë të gjatë.
Është po aq e rëndësishme të caktoni pritshmëritë. Ne jemi të shpejtë të ankohemi se çfarë kemi përpara. Duhet të jemi po aq të shpejtë t’u shpjegojmë në mënyrë profesionale dhe racionale të tjerëve se sa kohë mund të ofrojmë në të vërtetë. Do t’ju respektojnë më shumë – cili do të jetë, një supervizor, një koleg apo partner – kur jeni transparentë dhe realistë, në vend që të pretendoni sikur keni mjaftueshëm kohë dhe në fund hiqni dorë.
MITI 3: MBLEDHJET JANË TËRËSISHT HUMBJE KOHE
Lexoj shpesh artikuj të CEO-ve të suksesshëm si Oprah Winfrey dhe Mark Cuban të cilët organizojnë kohën e tyre duke refuzuar të shkojnë në mbledhje. Natyrisht nuk duhen pranuar rastësisht kërkesat për takim. Por pjesa më e madhe prej nesh bëjnë punë normale – duke përfshirë drejtuesit dhe kolegët – dhe nuk e kanë këtë lloj autonomie. Në vend të këtij sugjerimi ekstrem, thjesht tregohuni të qëllimshëm dhe strategjikë në lidhje me takimet. Për shembull, vendosni orarin tuaj kur është e mundur në mënyrë që takimet tuaja të jenë njëri pas tjetrit.
Ju po ashtu duhet të tregoheni të kujdesshëm ndaj instrumenteve për organizimin e kohës. Nëse koha është para, planifikimi i mbledhjeve është një negociatë, dhe synimi është të fitoni, Në vend që t’u tregoni axhendën të tjerëve nëpërmjet software-ve si Calendly, MixMax, apo të ngjashme, thojuni të tjerëve se kur dëshironi t’i takoni. Në këtë mënyrë, ju të menaxhoni kohën dhe energjinë në mënyra që ju lejojnë të jeni më produktivë.
SI TË GJENI RRUGËN E DUHUR
“Babai” i menaxhimit, Peter Drucker, dikur ka thënë: “Gjithçka kërkon kohë. Është i vetmi kusht me të vërtetë universal. E gjithë puna zhvillohet në kohë dhe kërkon kohë”. Sipas këndvështrimit të tij, koha është instrumenti final – të gjithë kanë të njëjtën sasi, pavarësisht prejardhjes, përvojës dhe burimeve. Ata që e përdorin kohën me zgjuarsi kanë më shumë gjasa të arrijnë suksesin e dëshiruar.
*Scott Dust, PhD, profesor i menaxhimit në Farmer School of Business, Miami University, dhe përgjegjës i kërkimit në Cloverleaf, platformë e integruar për zhvillimin e aftësive
Burimi: Fast Company
