Kërkojuni pjesëmarrësve të shkruajnë idetë në mënyrë anonime dhe t’i ndajnë ato…
Mbledhjet kanë një reputacion të keq. Në rastin më të mirë, shpesh duken të padobishme; në rastin më të keq, na ezaurojnë shpirtërisht.
Libri “The Surprising Science of Meetings“ synon të ndryshojë reputacionin e mbledhjeve, me strategji për të rritur eficiencën e tyre dhe për të eliminuar shqetësimet që vijnë nga to. Autori i librit është Steven G. Rogelberg, profesor i menaxhimit në University of North Carolina në Chapel Hill, dhe këshilltar për disa shoqëri, ndër të cilat IBM dhe Procter & Gamble.
Një ndër idetë më bindëse të Rogelberg është mbledhja e heshtur (ose e tillë në disa pjesë). Mesa duket, diskutimi, në veçanti “brainstorming” në grup me zë të lartë, i bën gjërat të shkojnë keq. Disa njerëz janë mjaft të turpshëm për të ndarë idetë, ndërkohë disa flasin për kaq shumë kohë sa të gjithë të tjerët harrojnë idetë që kishin ndër mend.
Për këtë arsye, Rogelberg propozon “brainwriting”. Në vend të diskutimit së bashku të ideve të ndryshme, pjesëmarrësit në mbledhje shkruajnë idetë në mënyrë anonime në letër. Drejtuesi i grupit i lexon idetë me zë në mënyrë që të gjithë të kenë mundësi të japin mendimin e tyre.
Kërkimi arrin në përfundimin se prej ‘brainstorming’ të heshtur lindin ide më të mira dhe me cilësi më të lartë se diskutimi me zë të lartë. Një tjetër mundësi është fillimi i çdo mbledhje me një kohë leximi në heshtje, vetëm pas kësaj mund të zhvillohet një diskutim verbal.
Amazon është i famshëm, pasi i zhvillon mbledhjet në këtë mënyrë. Në intervistën në”George Bush Presidential Center” në prill të 2018, Ceo i Amazon, Jeff Bezos, deklaroi: “Për secilin takim, dikush nga mbledhja përgatit një memorandum të strukturuar në 6 faqe, me fjali të vërteta, me folje dhe argumente. Jo vetëm pika kyçe të renditura. Ai duhet të krijojë kontekstin për diskutimin që do të zhvillojmë”.
Rogelberg e përmbledh konceptin: “Nëse pjesëmarrësit nuk ndajnë informacionet dhe pikat kyçe që lidhen me objektivat e mbledhjes, në veçanti informacionet që i mbajnë në mënyrë unike, mbledhja është e destinuar të jetë mediokre, në rastin më të mirë”.
*Shana Lebowitz dhe Sherin Shibu
Burimi: Business Insider /monitor.al/
